障がい福祉だろうと何だろうと報酬をいただくためには根拠が必要です
根拠資料を基に、請求を行います。実地指導ではきちんと書類を作っているかどうかを確認して、不備があればその結果に基づいて「指導」を行います。結構、ここを勘違いしている人が多いです。あくまでも「指導」です。間違えているからこうしてくださいねと教えてくれているのです。当然、不備があまりにもひどい場合には過誤として判断され、いただいた報酬をお返ししなくてはいけません。指導がくるまで、不備であることを教えてくれる人が誰もいないので、不意打ちされたような気分になってしまうのかもしれません。そこでいくらわめいても、不備は不備として処理されてしまいます。ですから、最初のうちから、わからない場合は行政に出向き、書類について確認していくことも一つの方法です。
とにかく、報酬をいただいた根拠としてその書類が整備されているのかどうかです。しっかりと確認していくようにしましょう。もちろん、減算対象とならない書類もあります。だからといって整備しなくていいわけではありません。それに、記録は自分たちを救ってくれることにもなります。日々、ちゃんと支援をしていた記録をとっていくことで、何か思い違いでクレームとなってしまった場合などに、ちゃんと提示することができるものになります。
書類は多岐にわたります。事業所によってはあるもの、ないもの、ばらつきがあるかもしれません。地域制もあるかもしれません。しかし、しっかりと把握して整えておく必要はあります。
B型で整備しておくべき書類
アクセプトで整備している書類を並べてみます。
サービス提供記録（ケース記録が一緒になっているパターンで作るところもあります）
その日に提供したサービスの記録です。サービスの記録ですので、送迎の実施や、食事提供、利用時間など、基本的な情報を記録していきます。利用者さんに確認してもらう必要があります。確認印で対応するパターンが多いです。ケース記録も一緒になっている場合があります。アクセプトは一緒に記録をとっています。利用日、利用時間、送迎の有無、提供した作業内容、体調面や精神面の確認事項、その日過ごしていた様子確認と、行った直接的な支援を短文で記録しています。
ケース記録
その日の様子、バイタルチェック、提供した支援内容とその効果などを記録します。毎日記録することで、不調になった場合の原因などを探ることができると思います。
送迎記録簿
送迎の実施状況を別で冊子にしています。送迎のコース、提供した時間等、その日に何人送迎したのか確認できるように整備しています。
当月の通所実績表
表として作成して、一日に何人通所来ているのか把握できるように作っています。いわゆる、定員オーバーなどの状況が一目で確認できるように作成しています。予定表と実績表、２つ作ることで、おおよその通所予定数が確認できます。資金繰りを考える上では必須アイテムかもしれません。
職員勤務表
職員の勤務表も１か月で作成します。通所実績用と照らし合わせて見れるようにすれば、その日人員体制に問題がなかったかどうか、確認することができます。
工賃実績表＋月次工賃向上計画
目標工賃達成指導員配置加算をとっている以上、月次の工賃向上計画を作成しておきましょう。実際に指標として使うと、何をどうすればいいのか把握しやすくなります。
工賃明細綴り
支給した工賃を受け取ってもらえた証拠をつづります。
施設利用料の領収証の控え
利用者負担額のある方から受領した際に発行した領収証の控えです。
個別支援計画（個人ファイル）
個人ファイルには、相談支援専門員さんからもらった情報、アセスメントシート、契約書、個別支援計画、モニタリング報告書、ケース会議録等、いろいろと綴ります。時系列で綴って節目にインデックスを付けていくと、支援経過もわかりやすくておすすめです。
防災計画
防災計画に関しては、自治体にご確認ください。場所によって必要なものが変わります。
苦情処理簿
苦情を受け付けた際に記入します。内容によっては自治体へ報告をします。
事故処理簿
施設内でのけが、事故について記録をします。記録した場合には報告しましょう。
行政提出書類綴り
変更届など、出したものを綴っていきましょう。
処遇改善加算をとっている場合は、処遇改善の内容を記録します。このように数多くの書類を整備士ていく必要があります。
また、公示しておかなければいけない書類もあります。とにかく、整備する書類がたくさんあるわけです。これはお住まいの地域の障がい福祉課とも確認をしながらすすめていけば間違いはないでしょう。
ポイントとしてお伝えしたいこと
前述したとおり、指導してもらうわけです。良くないところの修正をしてくれると言う事です。敵じゃありません。きちんとしたサービス提供のあり方を教えてもらえるチャンスだと思って取り組むべきだと思います。場合によっては返還となる場合もありますが、不勉強だったと思うしかありません。よほどのことがない限り、それは起こらないと思います。
ここの情報はまた少しずつ書き足していきたいと思います。